Wie macht man eine Personalbedarfsplanung?
Wie der Name es schon vermuten lässt, geht es dabei um die Planung des zukünftigen Personalbedarfs eines Unternehmens. In diesem Prozess müssen im ersten Schritt alle aktuellen und kommenden Anforderungen an Mitarbeiter:innen berücksichtigt werden. Außerdem deren Qualifikationen und Verfügbarkeiten. Erst wenn man diese Grundlage hat, kann man darauf eine gezielte Personalbeschaffung bzw. -entwicklung aufbauen. Wichtig: Da vielen Faktoren die Zukunft beeinflussen, können bei der Personalbedarfsplanung keine exakten Berechnungen erwartet werden. Mit den jeweiligen Methoden kann man nur einschätzen, wie sich die Anforderungen des Unternehmens an Personal vermutlich entwickelt.
Welche Methoden der Personalbedarfsplanung gibt es?
Es gibt zahlreiche Methoden bei der Personalbedarfsplanung. Anzumerken ist aber, dass jedes Unternehmen und jede Branche unterschiedlich funktioniert und deshalb nicht eine Methode stets passend ist. Oft ist auch eine Kombination aus den folgenden sinnvoll. Zu den gängigsten zählen:
Bei der Prognose-Methode verwendet man zukunftsorientierte Daten (Markttrends, neue Technologien etc.), um Rückschlüsse auf den zukünftigen Personalbedarf zu ziehen. Oft wird dieses Tool auch als Trendextrapolation bezeichnet.
Die Historische Methode beruht auf Daten, wie sich das Unternehmen in früheren Zeiten bezüglich des Personals entwickelt hat. Dabei greift man auf Umsatzzahlen, Mitarbeiter:innenzahlen oder Absatzmengen der vergangenen Jahre zu.
Bei der Arbeitslast-Analyse wird speziell die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter:innen miteinberechnet. Dazu zählen unter anderem Arbeitszeiten und -aufgaben, die Produktivität und die Qualifikationen jeder einzelnen und jedes einzelnen.
Im Falle der Qualitativen Methode werden Einschätzungen und Meinungen von z.B. Personalmanager:innen, Abteilungsleiter:innen und Geschäftsführer:innen für die Planung des Personalbedarfs herangezogen.
Eine weitere Methode ist die Zeitreihen-Analyse. Dabei werden Trends und Muster aus der Vergangenheit genauer analysiert, um den zukünftigen Personalbedarf besser vorherzusagen zu können.
Was gehört alles zur Personalbedarfsplanung?
Beim Prozess der Personalbedarfsplanung spielen mehrere Aspekte eine entscheidende Rolle. Schritt für Schritt stellt man damit sicher, dass das Unternehmen auch zukünftig über ausreichend qualifizierte Mitarbeiter:innen verfügt. Dabei geht man wie folgt vor:
- Schritt: Man analysiert den aktuellen Personalstand; sprich die derzeitige Mitarbeiter:innenzahl und deren Qualifikationen werden näher betrachtet und festgehalten.
- Schritt: Es folgt die Analyse der Geschäftsstrategie. Diese gibt konkrete Ziele vor, wohin sich das Unternehmen und somit auch der Personalbedarf (eventuell) bewegt.
- Schritt: Nun gilt es, die Arbeitsaufgaben und -abläufe zu planen, um einen konkreteren Personalbedarf für die Zukunft bestimmen zu können.
- Schritt: Basierend auf den vorangegangenen Schritten und den daraus abgeleitet Empfehlungen wird nun der mögliche Personalbedarf ermittelt.
- Schritt: Im nächsten Step empfiehlt es sich einen möglichst exakten Rekrutierungsplan anzulegen. Folgende Fragen müssen damit abgeklärt werden: Wer ist zuständig? Wie werden die passenden Mitarbeiter:innen für die entsprechenden Stellen gefunden? Über welche Kanäle? Und bis wann?
- Schritt: Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Planung der Personalentwicklung. Aspekte wie Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen werden unter die Lupe genommen, und welche Maßnahmen die Mitarbeiter:innen länger ans Unternehmen binden können.
- Schritt: Natürlich kommt keine Personalbedarfsplanung ohne Budgetplanung aus. Das entsprechende Budget fürs Recruiting und die internen Maßnahmen und Aufgaben der Personalentwicklung muss deshalb eingeplant und abgedeckt werden.
- Schritt: Laufend sollte Prozess der Personalbedarfsplanung auch kontrolliert werden. Nur so kann man die Maßnahmen gegebenenfalls anpassen, um effektiv und effizient ans Ziel zu kommen.
Diese Anleitung hat selbstverständlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Je nach Unternehmensgröße und Branche können auch weitere Schritte hinzukommen oder aber entfallen.
Was muss bei der Personalbedarfsplanung berücksichtigt werden?
Bei der Personalbedarfsplanung müssen vielen Faktoren (interne wie auch externe) berücksichtigt werden. Zu den wichtigsten zählen:
- Trends am (Arbeits-)Markt
- Demografische Entwicklung der Gesellschaft
- Aktuelle Mitarbeiter:innenzahl
- Qualifikationen der Mitarbeiter:innen
- Geschäftsziele bzw. -ausrichtung
- Abläufe und Aufgaben im aktuellen Personalmanagement
- Zuständigkeiten im Unternehmen
- Budgetäre Möglichkeiten
