Personalvermittlung Kosten: Was muss man beachten?

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Was darf Personalvermittlung kosten.
Und worauf musst Du achten.

Das Thema Personalvermittlung und deren Kosten ist allgegenwärtig. Die Umwälzungen im Arbeitsmarkt nach Corona haben dazu beigetragen, dass in diesem Bereich kein Stein auf dem anderen blieb. Und natürlich spielt auch die Digitalisierung hierbei eine entscheidende Rolle. Deswegen ist es jetzt umso wichtiger, bestens informiert zu sein. Du fragst dich, wieviel eine Personalvermittlerin oder ein Personalvermittler durchschnittlich bekommt? Oder ob es diese Dienstleistung auch kostenlos gibt? Du willst mehr über das Thema Zeitarbeit erfahren? Du arbeitest bereits in diesem Umfeld und willst dein Wissen einfach vertiefen? Wir haben gute Nachrichten für dich! In diesem Beitrag erhältst Du Antworten auf all diese Fragen.

Was ist Personalvermittlung?

Bei der Personalvermittlung – oder auch Arbeitskräftevermittlung – wird geeignetes Personal an Unternehmen und potenzielle Arbeitgeber vermittelt. Oder wie es Wiktionary definiert: Es ist „die professionelle Suche und Vermittlung von geeigneten Arbeitsstellen an Arbeitssuchende; gegen ein Vermittlungshonorar des Arbeitgebers“.

Dabei unterscheidet man zwischen der

• Direktvermittlung, bei der ein Personalvermittler eine Kandidatin oder einen Kandidaten direkt an ein Unternehmen vermittelt, um eine Anstellung zu ermöglichen; bzw. der
• Zeitarbeit/Arbeitskräfte-Überlassung, bei der Arbeitnehmer:innen von einem Zeitarbeitsunternehmen eingestellt und dann an andere Unternehmen für befristete Aufgaben ausgeliehen werden.

Um ein besseres Gefühl für das Thema Personalvermittlung zu bekommen, findest Du hier ein paar Zahlen:

Quelle: Statistik Austria

Hinweis: Als Stellenabgang wird jede Vermittlungstätigkeit bezeichnet, die zu einem Dienstverhältnis führt. Der Begriff „Arbeitsvermittlung“ zielt gemäß Arbeitsmarktförderungsgesetz darauf ab, Arbeitsuchende mit Arbeitgebern zur Begründung von Arbeitsverhältnissen zusammenzuführen.

Quelle: Statista

Fakt ist: Die Dienstleistung Personalvermittlung ist heutzutage ein wichtiger Bestandteil jeder Rekrutierungsstrategie. Und weil die Personalkosten einer der größten Kostenfaktoren in Unternehmen sind, solltest Du diese exakt planen. Doch zuerst musst Du natürlich die unterschiedlichen Arten von Kosten kennen.

Was kostet Personalvermittlung?

Die Kosten in der Personalvermittlung können je nach Vermittler, Branche und Unternehmen stark variieren. Unterschiedlichste Faktoren (wie die Komplexität der Stelle, Art des Vertrages zwischen Vermittler und Arbeitgeber etc.) beeinflussen diese Gebühren. Wir erklären dir hier die wichtigsten Arten von Kosten, die bei der Personalvermittlung anfallen können.

1. Die Vermittlungsprovision: Bei dieser Art verlangt der Vermittler eine Provision vom Arbeitgeber. Die genaue Höhe der Gebühr hängt oft davon ab, wie schwer (oder leicht) die Stelle zu besetzen ist – liegt aber meist zwischen 15 % und 30 % des Bruttojahresgehalts des vermittelten Mitarbeiters.
2. Die Bewerbungskosten: Diese entstehen bei der Personalvermittlung in unterschiedlichen Phasen, zum Beispiel:

• • bei der Überprüfung von Bewerbungsunterlagen, wenn der Vermittler Bewerbungsunterlagen sichten und analysieren muss, was natürlich Zeit und Ressourcen erfordert;
  • bei der Vorbereitung von Bewerbungsunterlagen, wenn diese aufbereiten werden müssen, wie etwa Lebensläufe erstellen oder Anschreiben verfassen;
  • bei der Verwaltung von Bewerbungsunterlagen, wenn diese administriert und archiviert gehören, damit die Dokumente bei Bedarf schnell und für jeden abrufbar sind.

Gut zu wissen: Nicht jeder Vermittler stellt Bewerbungskosten in Rechnung. Die genauen Kosten musst Du so oder so im Einzelfall verhandeln.

3. Die Verwaltungskosten: Jedem Vermittler steht es auch frei, Verwaltungskosten zu Achte darauf, dass auch die Durchführung von Hintergrund- Überprüfungen oder die Administration von Bewerberdatenbanken Aufwand bedeuten und somit als Kosten anfallen können.
4. Die Anzeigenkosten: Um potenzielle Kandidat:innen anzulocken, greifen viele Vermittler auch auf das Schalten von Anzeigen (Print oder Online) zurück. Diese Kosten können bei der Personalvermittlung ebenfalls entstehen.
5. Die Reisekosten: Dies ist ein weiterer möglicher Posten bei der Vermittlung von Personal. Darin finden sich Reisen des Vermittlers (zu Gesprächen) oder wenn dieser die Kandidatin oder den Kandidaten zu einem Vorstellungsgespräch einlädt.

Und was kostet’s wirklich? Diese Frage ist nicht eindeutig zu beantworten, da die Vermittlung von Personal im Einzelfall verhandelbar ist und die unterschiedlichen Vermittlungs-Modelle auch preislich variieren.

Bei der Direktvermittlung (Festanstellung ist in Österreich noch die häufigste Art der Personalvermittlung) verlangen die meisten eine Vermittlungsprovision. Als Faustformel kannst Du dir merken, dass sie in der Regel zwischen 15 % und 30 % des Bruttojahresgehalts des vermittelten Mitarbeiters liegt (kann aber variieren).

Bei der Zeitarbeit (die temporäre Beschäftigung) hingegen arbeitet die Personalvermittlung oft auf Basis eines vereinbarten Stundensatzes. Dabei werden die Kosten pro geleistete Arbeitsstunde des vermittelten Arbeitnehmers in Rechnung gestellt. Die exakten Kosten hängen dabei vom jeweiligen Stundensatz und der Anzahl der vermittelten Stunden ab.

Klare Unterschiede erkennst Du vor allem im direkten Vergleich zwischen Direktvermittlung und Zeitarbeit:

FAKTOREN	DIREKTVERMITTLUNG	ZEITARBEIT
Recruiting-Kosten	Höher	Niedriger
Sozialleistungen	Höher	Niedriger
Flexibilität	Niedriger	Höher
Lohn-/Gehaltskosten	Höher	Höher
Verwaltungskosten	Höher	Niedriger

Unser Tipp: Vergleiche immer mehrere Vermittler und informiere dich vor Abschluss eines Vermittlungsvertrags über die exakten Gebühren und Bedingungen. Und überlege, ob die Arbeitskräfte-Überlassung in manchen Fällen nicht die geeignetere Variante wäre.

Jede Branche und Berufsgruppe tickt anders

Wie so oft kann man auch bei der Personalvermittlung nicht alle Branchen gleich „bearbeiten“. Jede hat ganz besondere Anforderungen an die Mitarbeitenden. Darum kommen auch verschiedene Techniken bzw. Methoden zur Anwendung.

Du willst Beispiele?

Nehmen wir die IT-Branche her. Nachdem hier ein echtes Gerangel um die besten Mitarbeiter:innen herrscht, werden oft spezialisierte Personalvermittlungsagenturen (oder Headhunter) eingesetzt. Diese sollen schnell und zuverlässig die spezifischen Fachkräfte mit den geeigneten Skills finden.

Ein anderes Beispiel wäre die Industrie. In diesem Bereich geht es neben der Direktvermittlung sehr oft um Zeitarbeit bzw. die Arbeitskräfte-Überlassung. Spezialisierte Unternehmen, wie etwa DINOS, finden hier temporär das passende Personal – z.B. wenn durch Marktschwankungen ein veränderter Personalbedarf auftritt.

Aber auch innerhalb jeder Branche gibt es bei der Personalvermittlung unterschiedliche Herangehensweisen. Denke zum Beispiel an die Vermittlung von Führungskräften, bei der anders vorgegangen wird, als bei der Vermittlung von Mitarbeitenden im operativer Bereich.

Was sind feste und variable Kosten?

Bei der direkten Personalvermittlung unterscheidet man prinzipiell zwischen festen und variablen Kosten. Feste Vermittlungskosten fallen immer an – unabhängig ob die Vermittlung einer Kandidatin oder eines Kandidaten erfolgreich war. Variable Vermittlungskosten fallen nur dann an, wenn der Vermittler eine geeignete Kandidatin oder einen Kandidaten für den Arbeitgeber gefunden hat und dieser eingestellt wird.

Bei der Arbeitskräfte-Überlassung oder Zeitarbeit setzen sich die Kosten aus verschiedensten Faktoren – wie etwa Art der Tätigkeit oder des Unternehmens – zusammen.

Du fragst dich, wo dabei variable Kosten anfallen können? Diese sind meist eng mit dem Personalbedarf verbunden und ändern sich in Abhängigkeit der Mitarbeiter:innen- Anzahl, die von der Zeitarbeitsfirma vermittelt werden. Dazu gehören z.B. Löhne/Gehälter, Sozialleistungen der Arbeitnehmer:innen oder die Kosten für Überstunden.

Und die festen Kosten bei Zeitarbeitsfirmen? Sind unabhängig von der Mitarbeiter:innen- Anzahl und werden auch in Rechnung gestellt, wenn keine Mitarbeiter:innen verliehen werden. Dazu zählen etwa Kosten für Büros, Rechtsberatung oder Marketing.

Unser Tipp: Feste als auch variable Kosten solltest Du immer im Vorfeld konkret besprechen und vereinbaren, um Missverständnisse oder unerwartete Kosten zu vermeiden. Egal ob bei Direktvermittlung oder Arbeitskräfte-Überlassung.

Wie funktioniert eine Kostenschätzung?

Wer bis hierhin gelesen hat, weiß bereits, dass die Kosten einer Personalvermittlung von sehr vielen Faktoren abhängen. Um eine grobe Einschätzung der Kosten im Fall einer Personalvermittlung zu erhalten, solltest Du dich nun

• über die durchschnittlichen Kosten in der jeweiligen Branche in Deinem Land und Deiner Region informieren,
• mit verschiedenen Anbietern und Personalvermittlern in Verbindung setzen, um ihre Kosten und Leistungen vergleichen zu können.

Wie wählt man die passende Personalvermittlung aus?

Es gibt hier keine fixen Grundregeln, aber doch solltest Du bei der Auswahl einer Personalvermittlung mehrere Faktoren im Auge behalten. Dazu zählen:

• Ein guter Ruf: Lies dir Online-Bewertungen durch, was schreiben andere über den Vermittler?
• Passende Referenzen: Welche Referenzen hat der Vermittler, welche Kunden hat er bisher betreut?
• Große Expertise: Hat der Vermittler Erfahrung (auch in deinem Bereich)?
• Gute Beziehung: Wichtig ist auch, ob die Chemie mit dem Vermittler stimmt, führe eine offene Kommunikation.
• Besondere Services: Informiere dich über die einzelnen Angebote, vielleicht gibt es spezielle Services, die besonders für deine Situation passen
• Guter Kundenservice: Gibt es einen direkten Ansprechpartner, bleibt die Betreuung während des gesamten Prozesses gleich?
• Kosten: Und natürlich musst Du die Vertragsbedingungen und Kosten genau prüfen, passen sie zu deinem Budget, passt das Preis-Leistungs-Verhältnis?

Gibt es Möglichkeiten zu sparen?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, bei der Personalvermittlung zu sparen. Hier sind einige Tipps, Tricks und alternative Möglichkeiten zur klassischen Personalvermittlung:

• Verhandle mit der Personalvermittlung: Du kannst mit vielen Vermittlern über die Kosten offen Vielleicht reduzieren sie die Gebühren, wenn Du z.B. mehrere Positionen gleichzeitig besetzen musst.
• Setze auf Zeitarbeit: Überlege vorab, ob die Arbeitskräfte-Überlassung nicht das passendere Modell für deinen Bedarf wäre – das spart Kosten!
• Nutze digitale Plattformen: So kannst Du – zum Beispiel mit DINOS – den Personalbedarf effizienter und somit auch kostengünstiger abdecken.
• Probiere Social-Media-Plattformen: Egal ob LinkedIn, Xing oder Facebook, hier kannst Du potenzielle Kandidat:innen direkt
• Achte auf Zusatzdienste: Einige Personalvermittler versuchen mit zusätzlichen Dienstleistungen (z.B. psychologische Tests) Geld zu lukrieren. Überlege genau, was Du davon wirklich brauchst.
• Nutze Empfehlungen: Auch Empfehlungen von Kolleg:innen oder anderen Kontakten in deiner Branche, sparen dir Zeit und Geld bei der Suche nach qualifizierten Kandidat:innen.

Fazit

Ja, Personalvermittlung kostet Geld. Und es gibt unzählige Dienstleister mit den unterschiedlichsten Angeboten. Jeder hat eigene Modelle, manche arbeiten mit Stundensätzen, andere mit Vermittlungsprovisionen. Und jede Branche und Berufsgruppe hat wieder ganz besondere Anforderungen.

Aber wenn die eigene Personalabteilung nicht die passenden Kandidat:innen erreicht, macht eine Unterstützung durch externe Vermittler auf jeden Fall Sinn.

Entscheidend ist immer zuerst die eigenen Ziele zu kennen. Brauchst Du Direktvermittlung oder ist Zeitarbeit nicht der bessere Weg für dich? Kläre stets die Kosten im Vorfeld ab und ziehe gegebenfalls alternative Methoden, wie jene von DINOS, in Betracht.